Qual foi o último projeto ou meta grande que você conquistou? Você lembra da sensação de ter se superado ou atingido aquele resultado? Mesmo que você tenha levado um pouco mais de tempo do que o planejado, ou caso tenha mudado algumas coisas do plano inicial, riscar uma das metas da sua lista, além da satisfação da conquista, nos proporciona mais confiança para alçar metas cada vez maiores.
Alguns desses projetos grandes levam tempo para serem concluídos, mas não podemos usar essa desculpa para procrastinar. Se você sente que o seu dia passa voando e não tem tempo para focar nesses projetos ou metas, nesse post vou compartilhar 3 ferramentas que vão te ajudar!
3 Ferramentas para tirar metas e projetos desafiadores do papel
Antes de colocar as ferramentas em prática, uma tarefa em comum entre elas é definir quais são os passos que você precisa seguir para atingir a sua meta. Quebre o seu objetivo em vários pedaços pequenos. Assim, conforme você for progredindo, mais motivado ficará pra atingir a sua meta.
Pomodoro
Essa primeira dica, é para aquelas pessoas que perdem o foco facilmente ou com frequência. Se você acha que o dia passa voando e não conseguiu realizar nada concreto, essa dica é para você!
Como funciona?
Escolha uma tarefa para começar o dia e se dedique nela por 25 minutos. Você pode usar um relógio ou aplicativo do celular. Coloque o celular no modo avião, no computador, feche todas as guias que não sejam relacionadas com o trabalho que você está fazendo e foque na atividade escolhida! Se no meio da tarefa você perceber que tem alguma coisa para fazer, escreva em um pedaço de papel ou anote no seu planner e só apenas depois da tarefa finalizada faça.
Após esse período, descanse por 5 minutos. Nestes intervalos, aproveite para ver suas mensagens, dar uma passada nas redes sociais ou levantar para se alongar e tomar um copo d’água.
Após 4 pomodoros, você pode tirar uma folga mais longa. Pode ser 20 ou 30 minutos, você escolhe. Seu cérebro utilizará essa folga para assimilar nova informação e descansar até o próximo conjunto de 4 pomodoros.
Essa técnica não serve apenas para a tarefa que você está realizando, ela também ajuda você a ganhar tempo no futuro, aprendendo mais sobre o tempo que gasta em tarefas e ganhando mais tempo produtivo.
Preciso, deveria, gostaria
Sua lista de tarefas é grande e você tem dificuldade ou perde tempo escolhendo qual tarefa irá fazer primeiro? Essa ferramenta poderá te ajudar a organizar sua lista de tarefas e facilitar a tomada de decisões.
Como funciona
Pegue a sua lista de tarefas e divida ela nas seguintes categorias
- Preciso: tarefas urgentes que você não tem como negociar, adiar ou deixar de fazer;
- Deveria: são as tarefas de manutenção e organização;
- Gostaria: hobbies e todas as atividades que você ficaria feliz ou realizado ao fazê-la.
A primeira coisa no dia a fazer é checar as tarefas marcadas como “Preciso”. A ideia é que você faça realmente o que é mais importante primeiro antes de todas as outras. Fazer logo de início as tarefas prioritárias alivia o fardo e diminui a ansiedade do resto do dia.
Após finalizar as atividades acima, é hora de fazer as atividades da lista “Deveria”. Nela, você pode incluir atividades como: organizar a sua mesa de trabalho, guardar a gaveta de documentos, responder e-mails, etc. E por fim, ao final do seu dia, você pode fazer as coisas que você realmente quer fazer, algo que recarregue as suas energias.
Dependendo de como for a sua lista de tarefas, ou do momento da vida que estiver passando, pode ser que não dê tempo de fazer atividades da categoria “Deveria” ou “Gostaria”. Por mais que seja importante realizar todas as atividades da lista “Preciso”, é mais importante ainda priorizar as coisas que lhe fazem bem e não te esgote. Cabe à cada um avaliar o seu momento de vida e empregar essa técnica quando for necessário.
Blocos de tempo
Um dos maiores sugadores de tempo para qualquer pessoa são as interrupções. Se você desperdiça o seu dia com tarefas pequenas e não vê o tempo passar, essa dica é para você.
Como funciona
O primeiro passo para composição das rotinas com blocos de tempo é fazer uma lista com as tarefas da semana e sua rotina diária, com o tempo de duração para realizar cada atividade. Essa etapa é importante para te ajudar a entender para onde está indo o tempo durante o dia e identificar possíveis desperdícios de tempo.
Em seguida divida a sua atividade em blocos de tempo. Se possível, reúna atividades de mesmo contexto para serem realizadas em conjunto, isso irá otimizar a realização de tarefas.
Decida de que horas até que horas você irá se dedicar àquele projeto ou atividade e faça isso todos os dias úteis. Com os blocos de tempo é possível lidar com o planejamento diário de uma maneira muito prática, alocando períodos de tempo para determinados tipos de trabalho, rotinas e descanso. Aliás, períodos de respiros e paradas estratégicas entre os blocos são cruciais para uma produtividade sustentável.
