Permanecer organizado é um esforço diário. E por vezes, o caos parece entrar na cabeça e deixar tudo uma bagunça. Algumas tarefas pendentes ou coisas desorganizadas podem se acumular, aumentando a nossa ansiedade e tirando o foco das coisas realmente importantes.
Neste post compartilhei várias dicas e truques que vão te ajudar a se manter mais organizada além de te ajudar a melhorar a produtividade diária, mesmo quando a sua lista de tarefas não parece diminuir nunca.
7 Dicas de organização para te ajudar a produzir mais
1 – Não superestimar o número de tarefas que pode fazer em um dia
No começo do dia fico tentada a colocar várias atividades na minha lista de tarefas com o desejo de ter um dia mega produtivo. Mas o que acontece, na verdade, é que quase sempre não conseguia finalizar tudo da lista e terminava o dia frustrada. Com o tempo, passei a prestar mais atenção no tempo que levo para fazer cada atividade e assim, consigo planejar o meu dia de forma mais assertiva. Aprendi que é melhor colocar uma quantidade menor de tarefas para focar em terminar elas, do que me distrair com muitas coisas, às vezes, não tão importantes.
Assim, ao final do dia fico satisfeita ao concluir tudo que havia planejado, e às vezes, até sobra tempo pra adiantar uma atividade do dia seguinte, ou simplesmente, dedicar esse tempo para as coisas que gosto de fazer.
2 – Usar a Regra do “Um Dentro, Um Fora”
A regra do “um dentro, um fora” é basicamente um método que é usado para controlar o número de coisas em um lugar ou em um momento específico. A regra pode facilmente ser aplicada na sua lista de tarefas.
Funciona assim: para cada nova tarefa que está planejando adicionar à lista de atividades do dia, você deve completar uma outra tarefa, delegar uma tarefa para alguém ou passar uma tarefa da lista para fazer em outro dia. É uma dica simples que te ajuda a não acumular zilhões de atividades num único dia e a respeitar o seu tempo de trabalho.
3 – Comece pela organização
Está encarando uma pilha de trabalho e não sabe por onde começar? Em vez de se sentir sobrecarregado (o que acaba com a motivação), reserve algum tempo para se organizar. Veja tudo o que tem para fazer e, então, comece a priorizar as tarefas. Essa é uma das melhores decisões que você pode tomar.
Determine quais obrigações devem ser feitas rapidamente e quais precisarão de mais energia e concentração. Ao esclarecer o que precisa fazer, o nível de dificuldade cada atividade e os prazos, você vai tirar um peso grande de suas costas.
4 – Dividir Tarefas Desafiadoras
Todos temos aquelas tarefas mais desafiadoras e só de pensar em incluir ela na lista já dá um frio na espinha. Mas por mais que a gente fique tentado a procrastinar essas tarefas, sabemos que ela sempre estará lá pendente na lista.
Uma forma de te ajudar a concluir essa tarefa, é escrever todo o passo a passo (com passinhos bem pequenos) que você terá que fazer para concluir essa tarefa. Escrever a tarefa dessa forma pode te dar mais clareza sobre o que você precisa fazer e te dar mais gás pra colocar a tarefa em prática.
5 – Comece com as tarefas mais difíceis ou complexas
Depois de fazer sua lista de tarefas, é hora de priorizá-las ao longo do seu dia. Pode ser tentador começar o dia com as tarefas mais simples para poder riscar elas da sua lista logo. Mas ao dedicar muito tempo com as tarefas mais simples logo no começo do dia, você pode desperdiçar a melhor parte do seu tempo, da sua energia e a criatividade com trabalhos mais simples que não estão relacionados com seus objetivos maiores.
6 – Certifique-se que tudo tenha um lugar certo
Quando você está super ocupado no trabalho ou com seus estudos, manter as coisas em lugar é certamente a última coisa que você terá em mente. Mas se cada coisa tiver um lugar bem definido para ser guardado, as chances da bagunça aparecer será menor e você não perderá tempo caso procurando algum documento ou objeto na sua mesa. Esse passo, aparentemente pequeno, pode facilitar muito a sua vida e fazer com que você sinta que tem as coisas sob controle.
7 – Encontre ferramentas para se organizar
Um aspecto chave de criar uma rotina produtiva é ter o tipo correto de ferramentas à disposição. Um planner, agenda, post-it, ou aplicativos de organização de tarefas, podem ser muito úteis, para organizar as tarefas do dia, do trabalho, a criar novos hábitos, planejar seus projetos de vida, etc. Mas isso é muito pessoal. Cada pessoa precisa testar diferentes ferramentas e ver o que funciona melhor para ela.
Espero muito que essas dicas possam te ajudar!
Abraços e até a próxima!
