Como organizar a lista de tarefas com o planner

Eu não sei vocês mas quando tenho um problema e a solução é fácil demais fico na dúvida se aquele método realmente funciona. Tinha mania de procurar aplicativos para celular e inventar layouts cheios de campos para me organizar melhor com o meu planner e bullet journal. Mas cheguei a conclusão de que quanto mais simples for a solução, melhor e mais eficaz ela é.

Como organizar a lista de tarefas com o planner

Recentemente li uma história muito inspiradora sobre organização de lista de tarefas e achei essa uma ótima maneira de começar o post de hoje. Assim saímos um pouco da teoria e vemos como dá pra ter resultados positivos quando boas ideias são colocadas em prática.

No início do século XX o presidente da siderúrgica Bethlehem Steel, Charles M. Schwab, propôs um desafio ao jornalista Ivy Lee: “Me mostre uma maneira de conseguir executar mais tarefas. Se der resultado, pagarei qualquer quantia razoável”.

Em seguida Lee deu uma folha de papel a Schwab e disse: “Liste aqui as tarefas que terá de executar amanhã”, e Schwab atendeu o pedido. Em seguida Lee pediu: “Agora enumere cada uma das tarefas na ordem de sua verdadeira importância”. Lee então deu o seguinte conselho: “A primeira coisa que deve fazer amanhã cedo é começar pela tarefa número um. Em seguida, passe para a tarefa número dois e não faça mais nenhuma atividade enquanto não concluí-las. Depois faça o mesmo com a número três e assim por diante. Se você não puder finalizar todas as tarefas, não se preocupe. O importante é que você cuidou de tudo o que era prioridade antes de lidar com os imprevistos e interrupções. O grande segredo da produtividade está em fazer isso todos os dias.

Primeiro avalie a importância das coisas que tem para fazer, em seguida veja quais delas têm mais prioridade. Escreva um plano de ação e mantenha-se nele. Faça isso todos os dias. Depois de se convencer sobre a eficiência dessa metodologia, peça para que seus colaboradores  façam a mesma coisa. Faça testes quanto tempo quiser e, no momento oportuno, me envie um cheque no valor que você achar justo”.

Passadas apenas algumas semanas, Charles Schwab enviou a Ivy Lee um cheque de U$ 25.000. Schwab dizia que esta lição foi a mais proveitosa que ele aprendeu em toda a sua carreira empresarial.

Como coloco essa metodologia em prática no dia a dia

Agora é a minha vez de contar como coloco tudo isso em prática no meu dia a dia.

Criar lista de tarefas no final do dia

Uma das coisas que mais fez diferença na minha rotina foi criar a lista de tarefas no final do dia, para o dia seguinte. Essa é uma dica simples, mas que desde que comecei a colocar em prática, tem tornado os meus dias muito mais fáceis. Abrir o meu planner pela manhã e saber exatamente tudo que preciso fazer no dia. Aproveito para deixar as coisas mais complicadas pela manhã porque é o horário em que consigo focar mais e quando tenho mais criatividade.

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Tenha pausas produtivas

Sempre tem aquelas tarefas que são mais difíceis de serem concluídas, né? Como montar um relatório complexo pro seu chefe, estudar uma matéria que você não gosta, montar a apresentação do TCC pra faculdade, enfim. Depois de ficar muito tempo focada em atividades como essa, faço pausas pra descansar a cabeça um pouco. E essa pausa não precisa ser necessariamente um descanso. Se você ver que a atividade empacou e não está conseguindo ir adiante, passe para uma atividade mais leve da sua lista. E quando tiver pronta e mais relaxada, volto para a anterior.

Aprenda a lidar com as interrupções e dizer não

As interrupções são inevitáveis. Se eu disser que sigo à risca o conselho da história que contei acima, estarei mentindo. Quando estou trabalhando nas minhas atividades que são prioridade e alguém me interrompe para pedir um favor, eu anoto pra fazer depois, em um papel que deixo sempre à mão na minha mesa de trabalho. Caso eu consiga terminar a atividade em alguns minutos, eu nem me dou o trabalho de anotar. Eu já faço de uma vez pra tirar ela da minha lista.

Nem preciso falar que antes de mais nada, é importante entender se aquilo realmente é necessário ser feito. Se você tem dificuldade pra dizer “não” para as pessoas, precisa aprender o quanto antes!

Apps para lidar com as interrupções nas redes sociais

Falando ainda sobre as interrupções, nós temos um forte oponente para combater: aquele comichão que dá pra ver as atualizações das redes sociais a toda hora. Tem que ter muito foco pra conseguir se policiar e não dar aquela viradinha de olho no celular pra ver se não chegou nenhuma mensagem ou email pra você. Mas pra quem precisa de uma ajudinha, fiz um post onde compartilhei vários aplicativos que bloqueiam as redes sociais. Além disso nesse post tem várias dicas de apps bem legais para aumentar a sua produtividade em vários aspectos.

Espero que tenham gostado das dicas sobre lista de tarefas. Você já aplica alguma delas ou quer compartilhar a sua com a gente? Deixe aqui nos comentários!

Imagem de capa: The Woman