Olá, tudo bem com você? Conforme prometido no nosso último texto, hoje é dia de falar sobre rotina no trabalho!
Não importa com o que você trabalhe, criar uma rotina vai te ajudar – e muito a trabalhar melhor, de forma mais eficiente e a ter mais resultados.
E mais uma vez o bullet journal é nosso amigo nessa missão.
Como criar uma rotina de trabalho passo a passo
#1 – Crie listas
Crie uma lista diária, por exemplo:
- checar e-mails
- responder e-mails
- fazer lista de tarefas
- reunião
- relatório
Crie uma lista semanal, por exemplo:
- Enviar relatório para supervisor
- Limpar caixa de e-mail
- Prospectar novos clientes
- Arrumar mesa
- Análise das metas semanais
- Organizar metas da próxima semana
Crie uma lista mensal, por exemplo:
- Relatório do cliente x
- Limpar gavetas
- Organização das metas do próximo mês
- Revisão das metas mensais
#2 – Organize suas listas
Agora pegue a sua lista diária e organize em qual horário você fará cada uma das ações, por exemplo:
- Chegar no escritório
- Realizar a primeira tarefa do dia
- Chegar e responder os e-mails
- Continuar a lista de tarefas
- Almoçar
- Reunião
- Continuar lista de tarefas
- Relatório
- Definir lista de tarefas de amanhã
Quando você se organiza assim, você não precisa ficar pensando qual é o próximo passo. Depois de alguns dias você já entra no fluxo e sabe exatamente o que você tem que fazer em qual momento, o que facilita muito a vida no dia a dia.
Para facilitar ainda mais, eu costumo fazer a minha lista de tarefas por ordem de prioridade. Assim não preciso ficar pensando em “qual é a minha próxima ação”, basta bater o olho e fazer o próximo item da lista.
Já as tarefas semanais você pode escolher dias para realiza-las, por exemplo:
- Toda segunda feira: arrumar a mesa
- Toda terça feira: prospectar novos clientes
- Toda quarta feira: enviar relatório para o supervisor
- Toda sexta feira : analisar as metas da semana que passou e definir as metas da próxima semana
Para ter certeza de que todas as ações serão realizadas eu coloco elas na minha lista de tarefas diárias, por exemplo, toda segunda feira terá “arrumar a mesa” na minha lista de tarefas. Assim tenho certeza de que não vou esquecer de nada. Eu faço o mesmo com as tarefas do mês. Seleciono dias específicos para cada uma das ações, assim não fico perdida.
Colocando a rotina de trabalho no planner
Depois de selecionado quais dias eu farei cada coisa, eu abro o calendário e anoto todas as tarefas do mês. Então eu sei que toda última sexta feira do mês eu vou fazer revisão de metas mensais e já anoto em todos os meses ou pelo menos no trimestre.
Depois de agendado todas essas tarefas mensais eu vou para as tarefas semanais e anoto naquele mês tudo o que terei que fazer em cada uma das semanas. No planner vai a minha lista de tarefas diárias.
Como esse ano temos um espaço de “metas da semana” no calendário eu costumo usar esse espaço para isso, mas a lista de tarefas é sempre escrita no caderno. Agora aproveite que você está por aqui e deixe um comentário contando como você costuma organizar sua rotina de trabalho!
